DIAGNOSTICO EXTERNO E INTERNO
1.1.
Propuesta financiera
1.2.1.
Cuestionario de control interno
aplicado al área financiera
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Para
la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 1; pero
cuando responde No la ponderación será igual a 0.
Elaborado por:
Germania
Revisado por:
Fecha: 01/01/2016
Fecha: 11/03/2016
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Para
la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 1; pero
cuando responde No la ponderación será igual a 0.
Elaborado por:
Germania
Revisado por:
Fecha: 01/01/2016
Fecha: 11/03/2016
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Para
la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 1; pero
cuando responde No la ponderación será igual a 0.
Elaborado por:
Germania
Revisado por:
Fecha: 01/01/2016
Fecha: 11/03/2016
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Valoración
Ponderación
Total PT= 156 Calificación Total CT = 77
Nivel
de Confianza
  Nivel de Riesgo  
En síntesis, el control
interno de las actividades financieras tiene un nivel de confianza del 49%
que es Moderado; Es decir, que la empresa no cuenta con ciertos controles o
sistemas de control para actividades contables y financieros en varios
aspectos de ambiente de control, actividades de control, carencia de manuales
de procedimientos, funciones y procedimientos. El nivel de riesgo obtenido es
del 51% es Moderado, este porcentaje interpreta que la empresa no cuenta con
políticas, procedimientos y hojas de control para emitir información contable
y financiera , estos hechos afectan a la empresa para su mejor desempeño en
las ventas de sistemas de información para radio y televisión
|
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1.2.2.
Informe final de Control Interno
del área financiera
 |
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Lo que implica que el control interno tiene un nivel de confianza del
49%, zona de oportunidad – debilidad discreta; y un nivel de riesgo de 50%,
zona oportunidad
|
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Ambiente
de control
El examen realizado al
departamento financiero para evidenciar errores contables, se ha considerado
o se evidenció que no existen políticas contables y financieras, no existe
una persona responsable para evaluar la gestión contable, además, no existe
manuales de procedimientos y normativas para otorgar el crédito a clientes.
Es decir, esta área no tiene controles eficientes para actividades de cuentas
por pagar, cobrar, y otros elementos.
Evaluación de riesgos
Después del examen de
control interno se ha considerado que no existe normativas para entregar
informes y estados financieros a tiempo a los directivos para que utilicen
para la toma de decisiones. Además, la información no está automatizada y
paralela para todas las áreas de la empresa. Por otra parte no se utiliza
indicadores para medir el riesgo financiero.
Actividades de control
Luego de realizar el
examen de control interno se evidenció que los procedimientos contables y
financieros para realizar los documentos y estados financieros. Además,
existen cuellos de botella para las actividades de cuentas por cobrar y
controles al sistema contable para
evidenciar la correcta aplicación de los registros y tampoco existe
coordinación entre las áreas del departamento financiero.
Información y Comunicación En el
componente de información y comunicación existieron evidencias como: que falta la fluidez de la
información y tampoco ha creado el ambiente ideal para comunicar la situación
real de la empresa en aspectos económicos y financieros, en relación a los
informes que emite este departamento, lo que ha ocasionado retrasos en los
pagos a proveedores, aumento de la cartera vencida, disminución de clientes y
otros aspectos.
Supervisión y monitoreo de actividades
Según el examen no se
aplica sistemas de monitoreo continuo a las actividades contables y
financieras en referencia con los indicadores y hojas de control que no están
establecidos para los procedimientos antes mencionados.
|
||
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A continuación se presenta algunas recomendaciones
para una propuesta de mejora según las debilidades explicadas anteriormente.
Recomendaciones
·
Elaborar políticas
contables y financieras
El responsable del área contable y financiera debe
desarrollar políticas y normar internas para fortalecer las actividades como:
ventas y facturación, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, registro de
asientos contables, presupuestos y otros en un lapso de 45 días.
·
Elaborar un manual
de procedimientos
Las actividades contables y financieras deben estar
identificadas y documentadas con el respectivo flujo y manual de
procedimientos en un periodo de 30 días.
·
Desarrollar hojas
de control para las actividades contables y financieras
Para cada actividad contable y financiera se debe
crear una hoja de control de actividades para evaluar aspectos relacionados
con el control interno, en el lapso de 45 días.
·
Proponer
indicadores de gestión para medir las actividades contables y financieras
Cada actividad contable y financiera debe contar con
indicadores para medir y evaluar los acontecimientos en los procedimientos
antes mencionados en el lapso de 45 días.
|
||
1.
Diagnóstico situacional
1.1.
Análisis externo
“El análisis externo conocido también como análisis del entorno
consiste en la identificación y evaluación de acontecimientos y cambios que
suceden fuera de la organización y no son fácilmente controlables”. (Rodríguez, 2009, pág. 48)
“Realizar este tipo de análisis tiene como objetivo descubrir
oportunidades y amenazas que pueden beneficiar y perjudicar a la organización,
con este estudio se pueden formular estrategias que permitan aprovechar las
oportunidades y evitar las amenazas”. (Cepeda, 2007,
pág. 78)
2.1.1. Análisis del Macroambiente
El Macroambiente en una empresa está compuesto por fuerzas que
afectan a toda una
organización y sobre las cuales no se puede ejercer ningún tipo de
control, estas fuerzas incluyen las demográficas, las económicas,
las naturales, las tecnológicas, las políticas y las culturales que pueden dar
forma a las oportunidades o presentar una amenaza para la organización, y como
envuelve a toda la entidad un cambio en uno de ellos ocasionaría cambios en uno
o más de los otros factores del entorno.
·
Aspecto político
El aspecto político abarca las normas e instituciones por medio de las
cuales se gobierna una nación, está compuesto por el conjunto de leyes,
dependencias del gobierno y grupos de presión que influyen y limitan tanto las
actividades de las organizaciones como las de los individuos en la sociedad.
En este sentido, el gobierno del economista Rafael Correa
conjuntamente con la función legislativa han emitido varias leyes que han
afectado de forma directa e indirecta sobre las decisiones de las empresas, una
de las leyes de mayor controversia fue la que impone salvaguardias a
determinados artículos lo cual ha generado problemas financieros para las
empresas afectadas.
En el caso particular de la empresa B&BITS, que se dedica a la
compra y venta de software para radio y televisión, ha visto afectada su parte
financiera dado que existen ciertos productos a los cuales se aplica
salvaguardias.
De acuerdo a lo indicado, la ley de salvaguardias representa una AMENAZA
para la empresa B&BITS, dado que resta su capacidad de comercialización en
el mercado, lo que a su vez implica una disminución en sus ingresos y la
imposibilidad de cubrir sus costos y gastos operativos.
·
Aspecto económico
El aspecto económico influye en la forma de reaccionar de los
consumidores, en la forma de gastar entre la gran variedad de factores que
afecten el poder adquisitivo, es de fundamental importancia para el
planeamiento estratégico dado que incide no solo en el tamaño y atractivo que
la empresa atiende, sino en la capacidad de esta para atenderlos rentablemente.
Es posible que estas limiten el nivel de recursos que la empresa puede usar
para intentar satisfacer la demanda.
En este contexto, la situación económica del Ecuador, en el año 2015
se vio afectada por la disminución del precio del barril del petróleo, dado que
la proforma presupuestaria fue realizada con un precio referencial de $75,00,
pero en un último trimestre su precio disminuyo a $35,00, lo cual afecto el
dinamismo de la economía nacional. De
acuerdo a expertos económicos para el año 2016 se prevé una recesión económica
lo que implica una reducción de la economía tanto en el sector público como en
el privado.
Tomando en cuenta lo indicado, la situación económica actual del país
representa una AMENAZA para la empresa B&BITS, ya que resta poder
adquisitivo tanto a las personas como a los entes económicos.
·
Aspecto tecnológico
El aspecto tecnológico hoy en día es muy cambiante es por ello que el
entorno de las organizaciones presenta día con día nuevas tecnologías que
reemplazan las anteriores que a la vez crean nuevos mercados y oportunidades de
comercialización pero a si mismo pueden afectar seriamente las clases de
productos disponibles en una industria y las clases de procesos empleados para
producirlos, de igual manera la tecnología a más de afectar a las
organizaciones también puede afectar los valores y estilos de vida de los
consumidores.
De acuerdo a lo expuesto anteriormente en el aspecto tecnológico hoy
en día la tecnología avanza a pasos agigantados permitiendo a las empresas
investigar para desarrollar nuevos productos que se ajusten a sus necesidades y
que ayuden a las organizaciones.
Por lo citado anteriormente, se puede concluir que la innovación
tecnológica representa una OPORTUNIDAD para la empresa B&BITS, ya que con
el constante cambio en el medio tecnológico permite a nuestros proveedores
mejorar e innovar los productos para
que se ajusten a las necesidades de los consumidores.
·
Aspecto cultural
El aspecto cultural está compuesto por instituciones y otros elementos
que afectan los valores, las preferencias y los comportamientos básicos de la
sociedad.
De lo citado anteriormente, en el aspecto cultural en el 2015 la
mayoría de las empresas se vieron en la
obligación de acogerse y emitir facturas electrónicas de acuerdo a una
resolución emitida por el SRI.
De acuerdo a lo expuesto anteriormente, se puede concluir que la
facturación electrónica representa una OPORTUNIDAD para la empresa B&BITS,
ya que para que las empresas cumplan con dicha disposición deben implementar un
sistema adecuado el mismo que ha originado que los usuarios soliciten asesoría
permitiendo a B&BITS ofrecer sus productos y servicios en sistemas
financieros administrativos.
Analizado el tema
Macroambiental se expone un resumen de las oportunidades y amenazas
identificadas:
|
Oportunidades
|
Amenazas
|
|
Innovación
tecnológica
|
Baja capacidad de comercialización
|
|
Introducción
al sector empresarial
|
Disminución
del poder adquisitivo
|
2.1.2. Análisis Microambiente
A
partir del análisis del microambiente nacen las fortalezas y las debilidades de
una organización, estos son factores cercanos a la empresa o al sector en el
que desarrolla su actividad e influye en la capacidad de satisfacer a los
clientes, a pesar de que estos factores no son controlables, se pueden influir
en ellos para lograr el cambio deseado.
En
este entorno las empresas pueden ejercer un control en los proveedores,
empleados y competencia.
·
Clientes
Es
importante para toda entidad estudiar su mercado de consumo, analizar el medio
en el que está desarrollando su actividad comercial, conocer cuáles son sus
oportunidades y amenazas de los diferentes mercados de clientes a los que se
está dirigiendo la empresa ya que cada uno de ellos tendrá una característica
especial que exigirán un cuidadoso análisis por parte del vendedor.
A
continuación se detalla los principales clientes de la empresa B&BITS.
|
Principales
clientes
|
||
|
Nombre
|
Dirección
|
Correo
|
|
Asamblea
nacional
|
Piedrahita,
Quito
|
|
|
Asomavisión
|
Diguja
Nº384 y av. América
|
Buzon@asoma.org.ec
|
|
Tc mi
canal
|
Av. Ruíz
de castilla y Murgeón
|
|
|
Ecuavisa
|
Bosmediano
y José Carbo
|
|
·
Encuestas para clientes
|
Encuesta para clientes
|
|||
|
Objetivo: Conocer y evaluar el nivel de satisfacción de
los clientes, en cuanto a la atención recibida con el propósito de entender
sus necesidades y así mejorar los productos y servicios.
|
|||
|
Indicaciones:
Seleccione la respuesta
de acuerdo a su criterio
|
|||
|
1. Los
productos, servicios y atención que
ofrece B&BITS Cía. Ltda., son:
|
|||
|
Malos
|
Buenos
|
Excelentes
|
|
|
2. ¿Cómo evalúa la imagen corporativa de
B&BITS?
|
|||
|
Malo
|
Bueno
|
Excelente
|
|
|
3. Recibe la
asesoría necesaria al momento de adquirir los productos y servicios.
|
|||
|
SI
|
NO
|
||
|
4. ¿Considera
usted que B&BITS se encuentra estratégicamente ubicada?
|
|||
|
SI
|
NO
|
||
|
5. ¿Sus
reclamos y sugerencias han sido atendidos oportunamente por nuestro personal?
|
|||
|
SI
|
NO
|
||
|
6. ¿Considera
que los precios que paga por los productos y servicios están acordes al
mercado?
|
|||
|
SI
|
NO
|
||
|
GRACIAS POR
SU ATENCIÓN
|
|||
·
Tabulación de la encuesta aplicada a clientes
|
Pregunta
|
Respuestas
|
|||
|
1. Los
productos, servicios y atención que
ofrece B&BITS Cía. Ltda., son:
|
Malos
|
Buenos
|
Excelentes
|
Total
|
|
3
|
12
|
9
|
24
|
|
|
Porcentualización
|
||||
|
Malos
|
Buenos
|
Excelentes
|
Total
|
|
|
13%
|
50%
|
38%
|
100%
|
|
Análisis de los Resultados
El 50% de los encuestados
consideran que los productos, servicios y atención prestada son buenos, el 38%
considera que es excelente y el 3% considera que es malo. Tomando en cuenta los resultados evaluados se
concluye que los productos, servicios y atención prestada por la empresa es una
FORTALEZA, ya que supera el 50% de
satisfacción por parte de los clientes.
|
Pregunta
|
Respuestas
|
|||
|
2. ¿Cómo evalúa la imagen corporativa de
B&BITS?
|
Malo
|
Bueno
|
Excelente
|
Total
|
|
2
|
10
|
12
|
24
|
|
|
Porcentualización
|
||||
|
Malo
|
Bueno
|
Excelente
|
Total
|
|
|
8%
|
42%
|
50%
|
100%
|
|
Análisis de los Resultados
El 50% de los encuestados
consideran que la imagen corporativa de la empresa es excelente, el 42%
considera que es bueno y el 8% considera que es malo. Tomando en cuenta los resultados evaluados se
concluye que la imagen corporativa de la empresa es una FORTALEZA, ya que supera el 50% de satisfacción por parte de los
clientes.
|
Pregunta
|
Respuestas
|
||
|
3. Recibe la
asesoría necesaria al momento de adquirir los productos y servicios.
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
15
|
9
|
24
|
|
|
Porcentualización
|
|||
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
|
63%
|
38%
|
100%
|
|
Análisis de los Resultados
El 62% de los encuestados
consideran que reciben asesoramiento al momento de adquirir los productos y
servicios mientras que el 38% no han recibido asesoramiento. Tomando en cuenta
los resultados evaluados acerca del asesoramiento en la adquisición de los productos
y servicios se determina que es una FORTALEZA,
ya que supera el 50% de satisfacción por parte de los clientes.
|
Pregunta
|
Respuestas
|
||
|
4. ¿Considera
usted que B&BITS se encuentra estratégicamente ubicada?
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
10
|
14
|
24
|
|
|
Porcentualización
|
|||
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
|
42%
|
58%
|
100%
|
|
Análisis de los Resultados
El 58% de los encuestados consideran que la empresa no se encuentra en un
lugar estrategico mientras que el 42%
considera que su ubicación si esta en un lugar estrategico. Tomando en cuenta los resultados evaluados
acerca de la ubicación de B&BITS se determina que es una DEBILIDAD, ya que es menor al 50% de satisfacción por parte de
los clientes.
|
Pregunta
|
Respuestas
|
||
|
5. ¿Sus reclamos y sugerencias han sido atendidos
oportunamente por nuestro personal?
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
9
|
15
|
24
|
|
|
Porcentualización
|
|||
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
|
38%
|
63%
|
100%
|
|
Análisis de los
Resultados
El 63% de los encuestados consideran que los reclamos y
sugerencias no han sido atendidos oportunamente por el personal de la empresa
mientras que el 37% se encuentran
satisfechos por la atencion oportuna de reclamos y sugerencias. Tomando en cuenta los resultados evaluados
acerca de la atencion opurtuna de reclamos y sugerencia se determina que es
una DEBILIDAD,
ya que es menor al 50% de satisfacción por parte de los clientes.
|
Pregunta
|
Respuestas
|
||
|
6. ¿Considera
que los precios que paga por los productos y servicios están acordes al
mercado?
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
20
|
4
|
24
|
|
|
Porcentualización
|
|||
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
|
83%
|
17%
|
100%
|
|
Figura 2. 6¿Considera que los precios que
paga por los productos y servicios están acordes al mercado nacional?
Análisis de los Resultados
El 83% de los encuestados
consideran que los precios de los productos y servicios que ofrece la empresa
están accesibles al mercado nacional mientras que el 17% consideran que los
precios no son acordes al mercado.
Tomando en cuenta los resultados evaluados acerca de los precios de los
productos y servicios se determina que es una FORTALEZA, ya que supera el 50%
de satisfacción por parte de los clientes.
|
Fortalezas
|
Debilidades
|
|
Buena imagen corporativa
|
Mala ubicación estratégica
|
|
Satisfacción de los clientes de
la atención ofrecida
|
Falta
de atención a reclamos y sugerencias
|
|
Calidad del servicio
|
|
|
Precios acordes al mercado
|
|
·
Proveedores
Los proveedores son una parte
importante para toda organización, ya que los encargados de proporcionar los
recursos que la compañía y sus competidores necesitan para producir bienes y
servicios. Es muy importante considerar
a los proveedores para conseguir buen material a bajo costo y con rapidez,
puesto que un incremento en los costos puede afectar y obligar a la compañía a
incrementar sus precios y a la vez se vería afectado el volumen de ventas.
|
Nombre
|
Correo
|
|
DALET
|
Dalet.com/blog
|
|
HARDATA
|
|
|
MASIFY
|
|
|
BROADCAST DEPOT
|
Broadcastdepot.com
|
|
SISCONTI S.A
|
Sisconti.com.ec
|
·
Encuesta para proveedores
|
ENCUESTA PARA PROVEEDORES
|
|||
|
Objetivo: Determinar
el grado de satisfacción y eficiencia del proveedor
|
|||
|
Indicaciones: Seleccione la
mejor alternativa de acuerdo a su criterio
|
|||
|
1. ¿B&BITS cumple
puntualmente con la cancelación de sus facturas?
|
|||
|
SI
|
|||
|
NO
|
|||
|
2. ¿B&BITS cumple con
los acuerdos establecidos?
|
|||
|
SI
|
|||
|
NO
|
|||
|
3. ¿Cómo evaluaría la atención brindada por
parte del personal de la empresa hacia los proveedores?
|
|||
|
Excelente
|
|||
|
Buena
|
|||
|
Mala
|
|||
|
4. ¿Los productos y
servicios que usted entrega a la empresa cuentan con normas de calidad?
|
|||
|
SI
|
|||
|
NO
|
|||
|
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
|
|||
|
Pregunta
|
Respuestas
|
||
|
1. ¿B&BITS cumple puntualmente con la
cancelación de sus facturas?
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
3
|
1
|
4
|
|
|
Porcentualización
|
|||
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
|
75%
|
25%
|
100%
|
|
Análisis de los Resultados
El 75% de los encuestados
consideran que la empresa cancela puntualmente sus facturas mientras que el 25%
consideran que la cancelación no es puntual. Tomando en cuenta los resultados
evaluados acerca del cumplimiento de la empresa con la cancelación de facturas
se determina que es una FORTALEZA, ya que supera el 50% de satisfacción por
parte de los proveedores.
|
Pregunta
|
Respuestas
|
||
|
2. ¿B&BITS cumple con los acuerdos
establecidos?
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
1
|
3
|
4
|
|
|
Porcentualización
|
|||
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
|
25%
|
75%
|
100%
|
|
Análisis de los Resultados
El 75% de los encuestados consideran
que la empresa no cumple con los acuerdos establecidos mientras que el 25%
consideran que la empresa si respeta los acuerdos establecidos. Tomando en cuenta los resultados evaluados
acerca del cumplimiento de acuerdos se determina que es una DEBILIDAD, ya que
es menor al 50% de satisfacción por parte de los proveedores.
|
Pregunta
|
Respuestas
|
|||
|
3. ¿Cómo
evaluaría la atención brindada por parte de la empresa hacia los proveedores?
|
Malo
|
Bueno
|
Excelente
|
Total
|
|
0
|
3
|
1
|
4
|
|
|
Porcentualización
|
||||
|
Malo
|
Bueno
|
Excelente
|
Total
|
|
|
0%
|
75%
|
25%
|
100%
|
|
Análisis
de los Resultados
El 75% de los encuestados
consideran que la atención prestada a los proveedores es buena mientras que el
25% consideran que es excelente. Tomando
en cuenta los resultados evaluados acerca de los precios de los productos y
servicios se determina que es una FORTALEZA, ya que supera el 50% de
satisfacción por parte de los proveedores.
|
Pregunta
|
Respuestas
|
||
|
4. ¿Los
productos y servicios que usted entrega a la empresa cuentan con normas de
calidad?
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
4
|
0
|
4
|
|
|
Porcentualización
|
|||
|
SI
|
NO
|
Total
|
|
|
100%
|
0%
|
100%
|
|
Figura 2. 10¿Los productos y servicios que
usted entrega a la empresa cuentan con normas de calidad?
Análisis de los Resultados
El 100% de los encuestados
consideran que sus productos y servicios cumplen con la normas de calidad.
Tomando en cuenta los resultados evaluados acerca del control de calidad de los
productos y servicios se determina que es una FORTALEZA, ya que supera el 100%
de satisfacción por parte de los proveedores.
|
Fortalezas
|
Debilidades
|
|
Pago oportuna de facturas
|
No cumple acuerdos con
proveedores
|
|
Buena atención por parte de la
empresa a los proveedores
|
|
|
Productos cuentan con normas de
calidad
|
|
Competencia
Los competidores influyen
activamente en la elección de mercados de una empresa es por esta razón que una
empresa debe proporcionar mayor valor y satisfacción a sus clientes es decir
entender lo que se está vendiendo o mejor todavía lo que el cliente está comprando,
por lo tanto es importante conocer a nuestra competencia casi tanto como se
conoce la empresa misma para lograr ser mejor que los demás.
|
Principal
competencia
|
|
|
Nombre
|
Dirección
|
|
ECUATRONIX
|
Azcunaga
Oe4-170 y Brasil
|
|
TELECUADOR
cia. Ltda
|
Madrid
E11-26 y 12 de octubre
|
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