CONTROL INTERNO

CAPÍTULO V 1. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1. Conclusiones • En el Ecuador las empresas son fuentes generadoras de ingreso de dinero, en su mayoría estas se dedican al ámbito de la producción. De acuerdo al sector económico, los sectores más predominantes son el comercio seguido por los servicios. • La empresa analizada cumple con los requisitos legales para su respectivo funcionamiento como son: el Registro Único de Contribuyentes, escrituras de constitución, los respectivos permisos de funcionamiento y otros que son específicos, acorde al giro del negocio. • El diagnóstico situacional evidencia que la empresa tiene como fortaleza la calidad en el servicio, esto de acuerdo a la percepción de sus clientes. Como debilidad principal presenta falta de programas, manuales y reglamentos entre otros. En cuanto a la oportunidad principal que se le presenta es la innovación tecnológica que ayuda a que el cliente se siente satisfecho con el producto. Finalmente la amenaza se constituye por la baja capacidad de comercialización ya que la ley de salvaguardias resta capacidad de comercialización en el mercado porque implica una disminución en los ingresos y la imposibilidad de cubrir costos y gastos operativos. • Desde el punto de vista conceptual y teórico se concluye que el control interno es indispensable para la optimización del uso de recursos, salvaguardar los activos de la empresa, contar con información confiable y garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas vigentes, es un sistema que se constituye por procedimientos y políticas, que se encuentran adaptados a la administración de una empresa, además el control interno es una herramienta para la evaluación continua de una organización, lo que es fundamental para el establecimiento y desarrollo constante de todos los procedimientos y actividades que se realizan en una entidad. • La aplicación de la propuesta se fundamenta en el informe COSO, que su enfoque principal es brindar información sobre la evaluación de riesgos, su detección y anulación de los mismos. La aplicación del control interno se basa en los componentes que son: ambiente de control, evaluación del riesgo, actividades de control, información y comunicación y seguimiento y monitoreo. • El contenido de la propuesta parte de un rediseño al direccionamiento estratégico, la estructura organizacional y la formulación de manuales diseñado de acuerdo a las necesidades de la empresa con miras a cumplir con los objetivos para una buena gestión en el desarrollo de las actividades. 5.2. Recomendaciones • Una recomendación importante es, el desarrollo del componente interno de la empresa, lo que significa que las actividades sean desarrolladas bajo manuales de funciones, procedimientos y políticas, complementándose al componente externo de la misma, que este se basa en el marco legal de los organismos de control, es decir que tanto el perfil externo e interno de la empresa debe mostrar calidad en el ámbito donde se desarrolla. • Aprovechar la fortaleza de proporcionar servicios de calidad, que significa continuar y plantear una estrategia de mejora continua que vaya de acuerdo especialmente con las innovaciones de la tecnología y no permitir que afecte la baja capacidad de comercialización por nuevas leyes. • Verificar y revisar el proceso de evaluación que fue aplicado al sistema actual de control interno de la empresa, para entender la situación del área administrativa y financiera de acuerdo a la aplicación del informe COSO. • Adaptar y aplicar el punto de vista teórico del sistema de control interno, plasmado en el trabajo de investigación ya que, verificando todos estos conceptos en la aplicación de la propuesta del sistema de control interno, se obtendrá como resultados mayor eficiencia en las operaciones y actividades que se desarrollan cotidianamente, lo que contribuye sin duda a obtener un control de alto nivel. • Para contar con un mayor alcance a la propuesta planteada, es necesaria su aplicación para luego realizar la correspondiente evaluación y a partir de los resultados obtenidos, hacer las correcciones necesarias e ir definiendo los respectivos procedimientos. CAPÍTULO V 1. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1. Conclusiones • En el Ecuador las empresas son fuentes generadoras de ingreso de dinero, en su mayoría estas se dedican al ámbito de la producción. De acuerdo al sector económico, los sectores más predominantes son el comercio seguido por los servicios. • La empresa analizada cumple con los requisitos legales para su respectivo funcionamiento como son: el Registro Único de Contribuyentes, escrituras de constitución, los respectivos permisos de funcionamiento y otros que son específicos, acorde al giro del negocio. • El diagnóstico situacional evidencia que la empresa tiene como fortaleza la calidad en el servicio, esto de acuerdo a la percepción de sus clientes. Como debilidad principal presenta falta de programas, manuales y reglamentos entre otros. En cuanto a la oportunidad principal que se le presenta es la innovación tecnológica que ayuda a que el cliente se siente satisfecho con el producto. Finalmente la amenaza se constituye por la baja capacidad de comercialización ya que la ley de salvaguardias resta capacidad de comercialización en el mercado porque implica una disminución en los ingresos y la imposibilidad de cubrir costos y gastos operativos. • Desde el punto de vista conceptual y teórico se concluye que el control interno es indispensable para la optimización del uso de recursos, salvaguardar los activos de la empresa, contar con información confiable y garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas vigentes, es un sistema que se constituye por procedimientos y políticas, que se encuentran adaptados a la administración de una empresa, además el control interno es una herramienta para la evaluación continua de una organización, lo que es fundamental para el establecimiento y desarrollo constante de todos los procedimientos y actividades que se realizan en una entidad. • La aplicación de la propuesta se fundamenta en el informe COSO, que su enfoque principal es brindar información sobre la evaluación de riesgos, su detección y anulación de los mismos. La aplicación del control interno se basa en los componentes que son: ambiente de control, evaluación del riesgo, actividades de control, información y comunicación y seguimiento y monitoreo. • El contenido de la propuesta parte de un rediseño al direccionamiento estratégico, la estructura organizacional y la formulación de manuales diseñado de acuerdo a las necesidades de la empresa con miras a cumplir con los objetivos para una buena gestión en el desarrollo de las actividades. 5.2. Recomendaciones • Una recomendación importante es, el desarrollo del componente interno de la empresa, lo que significa que las actividades sean desarrolladas bajo manuales de funciones, procedimientos y políticas, complementándose al componente externo de la misma, que este se basa en el marco legal de los organismos de control, es decir que tanto el perfil externo e interno de la empresa debe mostrar calidad en el ámbito donde se desarrolla. • Aprovechar la fortaleza de proporcionar servicios de calidad, que significa continuar y plantear una estrategia de mejora continua que vaya de acuerdo especialmente con las innovaciones de la tecnología y no permitir que afecte la baja capacidad de comercialización por nuevas leyes. • Verificar y revisar el proceso de evaluación que fue aplicado al sistema actual de control interno de la empresa, para entender la situación del área administrativa y financiera de acuerdo a la aplicación del informe COSO. • Adaptar y aplicar el punto de vista teórico del sistema de control interno, plasmado en el trabajo de investigación ya que, verificando todos estos conceptos en la aplicación de la propuesta del sistema de control interno, se obtendrá como resultados mayor eficiencia en las operaciones y actividades que se desarrollan cotidianamente, lo que contribuye sin duda a obtener un control de alto nivel. • Para contar con un mayor alcance a la propuesta planteada, es necesaria su aplicación para luego realizar la correspondiente evaluación y a partir de los resultados obtenidos, hacer las correcciones necesarias e ir definiendo los respectivos procedimientos. Área administrativa Aplicación de cuestionarios de control interno El cuestionario que se describe para levantar la información que permita evaluar el control interno de la empresa B&BITS Cía. Ltda., fue elaborado en base a lo publicado en el libro del autor Mark Bran, El proceso de Auditoria, que define al cuestionario de control interno. Una serie de preguntas referentes a los controles internos como medio para indicar los aspectos de la estructura del control interno que puede ser inadecuado, requiere unas respuestas de sí o no en donde una respuesta con no indica deficiencias potenciales de control interno. (Alvin, 2010, pág. 34) El cuestionario tiene tres opciones, la primera alternativa de respuesta es “SI” que significa que los procedimientos son realizados de forma correcta y cumpliendo los objetivos de acuerdo a las actividades que se desarrollan a diario, la siguiente opción es “NO”, son los procedimientos que no cumplen con los controles internos, que son necesarios para su funcionamiento, por lo que se han presentado deficiencias, errores y actividades incorrectas, la opción de respuesta “N/A”, se presenta en los casos en qué esta actividad no exista, no tenga políticas y no se haya establecido procesos en la áreas contables, su definición es No Aplica. Cuestionario de control interno aplicado al área administrativa Para la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 1; pero cuando responde No la ponderación será igual a 0. N° Pregunta Respuestas Valoración Observación Si No Pond. Cal. Ambiente de control 1 ¿Cuenta con código de ética la empresa? 2 3 5 2 2 ¿Tiene la empresa una estructura organizacional? 1 4 5 1 3 ¿Existe niveles jerárquicos en la empresa? 2 3 5 2 4 ¿Cumple y está al día con los organismos de control? 5 0 5 5 5 ¿La empresa cuenta con visión, misión y objetivos? 2 3 5 2 6 ¿Existe manuales de funciones para el personal de la empresa? 1 4 5 1 7 ¿Está definido correctamente la cartera de productos y servicios? 3 2 5 3 8 ¿Existe planes operativos y estratégicos en la empresa? 1 4 5 1 9 ¿Existe políticas de control y evaluación administrativa? 2 3 5 2 10 ¿La empresa cuenta con un sistema para contratar personal? 1 4 5 1 Calificación ambiente de control 50 20 Evaluación de riesgos 11 ¿La empresa cuenta con sistemas informáticos seguros? 4 1 5 4 12 ¿Existe un control de los objetivos administrativos? 1 4 5 - 13 ¿Se respalda la información generada en gestión administrativa diariamente? 4 1 5 2 14 ¿Existe medida de seguridad para los equipos tecnológicos? 4 1 5 2 15 ¿Se maneja adecuadamente las claves para acceder a la información confidencial de la empresa? 3 2 5 - 16 ¿Existe reportes en línea para medir la gestión administrativa? 1 4 5 1 17 ¿Existe un estilo de liderazgo participativo? 1 4 5 - 18 ¿El personal de la empresa se encuentra motivada? 4 1 5 2 Calificación evaluación de riesgo 40 11 Elaborado por: Germania Revisado por: Fecha: 01/01/2016 Fecha: 11/03/2016 Para la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 1; pero cuando responde No la ponderación será igual a 0. N° Pregunta Respuestas Valoración Observación Si No Pond. Cal. Actividades de control 19 Se evaluá la inconformidad de los clientes por el no cumplimiento de los proyectos radiales y televisivos 1 4 5 1 20 Existen manuales de funciones para el personal administrativos - 5 5 - 21 ¿Existe procedimientos para atender al cliente día a día? 2 3 5 2 22 ¿Existen medidas para prevenir la rotación no controlada del personal? - 5 5 - 23 Se desarrolla estrategias para disminuir reclamos del cliente 2 3 5 2 24 Se evalúa el desempeños de cargos administrativos y operativos en soporte técnico 3 2 5 3 25 Se analiza los informes de la gestión administrativa 1 4 5 1 26 Existe incentivos económicos para el personal de la empresa 1 4 5 1 27 La empresa utiliza indicadores de gestión - 5 5 - Calificación actividades de control 45 10 Información y Comunicación 28 Existe un plan de trabajo diario, mensual y anual en la empresa 3 2 5 3 29 ¿Se comunica los objetivos y estrategias a los empleados de la empresa? 1 4 5 1 30 ¿Se comunica la situación económica y financiera de la empresa? - 5 5 - 31 ¿Los flujos de comunicación son eficientes y horizontales entre los niveles jerárquicos? 1 4 5 1 32 ¿Existe herramientas de marketing para medir las quejas y reclamos de los clientes? 3 2 5 3 33 ¿Existe una buena comunicación entre clientes, proveedores, directivos y empleados? 3 2 5 3 Calificación de Información y Comunicación 30 7 Elaborado por: Germania Revisado por: Fecha: 01/01/2016 Fecha: 11/03/2016 Para la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 1; pero cuando responde No la ponderación será igual a 0. N° Pregunta Respuestas Valoración Observación Si No Pond. Cal. Monitoreo 34 ¿La empresa realiza controles internos o auditorías para evidenciar riesgos y errores? 1 4 5 1 35 Se monitoreo las acciones propuestas y recomendaciones que realizan los directivos de la empresa 2 3 5 2 36 Existe sistemas en línea que alerta la disminución de la ventas en la empresa - 5 5 - 37 ¿Los sistemas tecnológicos garantizan que la información que se genera en la empresa sea confiable? 3 2 5 3 30 Existe reuniones de trabajo para monitorear los objetivos y planes de la empresa 2 3 5 2 39 Se evalúa el comportamiento de los empleados y directivos de la empresa 1 4 5 1 40 Se evalúa el nivel salarial de los directivos y empleados de la empresa 0 5 0 Calificación Monitoreo 30 9 Total 195 57 Elaborado por: Germania Revisado por: Fecha: 01/01/2016 Fecha: 11/03/2016 Valoración Ponderación Total PT= 195 Calificación Total CT = 57 Nivel de Confianza NC=57/195 NC=29% Nivel de Riesgo NR=100%- 29% NC=71% Rango Confianza 10% – 30% Bajo 31% - 60% Moderado 61% – 95% Alto NR=29% Rango Riesgo 10% – 30% Bajo 31% - 60% Moderado 61% – 95% Alto En síntesis, el control interno de las actividades administrativas se evidenciado un nivel de confianza del 29% que es Bajo; Es decir, que la empresa no cuenta con ciertos controles o sistemas de control para los clientes, empleados y proveedores en varios aspectos de ambiente de control, actividades de control, carencia de manuales de procedimientos, funciones y procedimientos. El nivel de riesgo obtenido es del 71% es alto, este porcentaje interpreta que la empresa no cuenta con una estructura organizacional definida y un plan estratégico con objetivos a corto y largo plazo, estos hechos afectan a la empresa para su mejor desempeño en el campo de sistemas de información para radio y televisión Informe final de Control Interno del área administrativa Componentes Ponderación Total Calificación Total Nivel de Confianza Nivel de Riesgo Ambiente de Control 50 20 40,00% 60,00% Evaluación de Riesgos 40 11 27,50% 72,50% Actividades de control 45 10 22,22% 77,78% Información y comunicación 30 7 23,33% 76,67% Supervisión y monitoreo 30 9 30,00% 70,00% Total 195 57,0 29% 70,77% Zona Crítica 10% - 30% Situación de Debilidad Zona de Oportunidad 31% - 60% Debilidad Discreta Zona de Éxito 61% - 95% Situación de Fortaleza Lo que implica que el control interno del área administrativa tiene un nivel de confianza del 29%, zona critica; y un nivel de riesgo de 71%, zona crítica y situación de debilidad. Ambiente de control En relación a este componente se evidencia la existencia del código de ética, pero no se aplica o no se cumple las normativas al cien por ciento. Además, la empresa no cuenta parámetros, elementos básicos para realizar las actividades. Es decir, no cuenta con una buena estructura organizacional, no tiene especificado bien el direccionamiento estratégico, no cuenta con manuales operativos y estratégicos. Evaluación de riesgos Con el examen de control interno se evidencio que no existe una evaluación a la gestión administrativa. No existe una evaluación a los objetivos, planes, reportes financieros y contables y por último los directivos de la empresa no tiene n un liderazgo participativo. Además, la mayoría de las veces el personal administrativo no son evaluados por falta de un manual de funciones y responsabilidades. Actividades de control En referencia las actividades de control en la gestión administrativa no existen indicadores de medición para evaluar los servicios y equipos que oferta la empresa para radio y televisión. Es decir, la empresa no tiene las estrategias para minimizar el número de reclamos que los clientes. Además, se desconoce porque la rotación del personal es muy alta. Información y Comunicación Se evidenció en el examen de control interno que no existe una comunicación horizontal porque existen diferencias entre las personas que laboran en los diferentes niveles jerárquicos de la empresa. Además, la gerencia no presenta o no comunica los objetivos y estrategias corporativos. Supervisión y monitoreo de actividades El examen de control interno se evidencio que no existe evaluación de las actividades internos y externas, no se evaluá en sistema de línea informática y tampoco se analiza el nivel salarial. A continuación se presenta algunas recomendaciones para una propuesta de mejora según las debilidades explicadas anteriormente. Recomendaciones Elaborar una estructura organizacional El responsable del área administrativo deberá proponer una estructura organizacional en un lapso de 30 días. Elaborar un manual de funciones y responsabilidades Los empleados de la empresa deben proporcionar toda la información para levantar información de las responsabilidades que tiene en el puesto de trabajo, en un periodo de 15 días. Desarrollar un plan estratégico donde se incluya misión, visión, objetivos, planes operativos y estratégicos El responsable de la gestión administrativa, diseñará y creará un plan operativo y plan estratégico para mejorar las debilidades evidenciadas en el control interno. En el lapso de 30 días. Levantar procedimientos de selección de personal para aplicar a las actividades del personal El encargado del área de talento humano debe diseñar manuales de procedimientos para el reclutamiento, selección, descripción de cargos y evaluación del desempeño, en lapso de 30 días.