Organización y Sistemas

SEGUNDO TRABAJO DE ORGANIZACIÓN DE SISTEMA

1.    Indique los datos de la empresa que seleccionó para elaborar este trabajo (debe ser los mismos del primer trabajo, porque el segundo debe ser desarrollado con la información de la misma empresa.

AFIQUALI S.A., es una empresa de servicios que fue creada el 11 de marzo del 2005. Está compuesto por dos accionistas de carácter familiar, se encuentra domiciliada en la Av. Reina Victoria N 24-152 y Calama en el Edificio el Quinde, piso 6, de la ciudad de Quito.

Gerente:

2.    Exponga un breve resumen de los motivos y circunstancias para realizar una reorganización administrativa en el área  o departamentos seleccionados.

Reorganizar significa el acto o proceso de organizar de nuevo; es decir, aplicar el proceso de organizar o de organización, con el fin de establecer una sincronía dinámica y constante entre la estructura organizacional y las necesidades de una empresa. Se debe llevar a cabo una reorganización cuando las modificaciones a la estructura organizacional afecta directamente. La empresa  Afiquali, en la actualidad ha reducido la capacidad de mantener ingresos en el tiempo. Además, la empresa tiene las siguientes fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades.

Análisis interno.

Fortalezas	Debilidades
La empresa tiene determinado la misión, visión, objetivos	No tiene documentados los procedimientos administrativos
La empresa cuenta con organigrama estructural	No existe administrativas ni contables
Existe interés por actualizarse en tecnología, según las tendencias tecnológicas	Existe acumulación de los montos  en la cartera vencida
Cuentan con una área de comunicación y marketing para fortalecer las ventas	No se realiza un seguimiento a las actividades que realiza la empresa
Se elabora los estados financieros	No existe indicadores para medir el sistema y procesos de las actividades de servicios contables y financieros
La empresa cuenta con sistema contable integral	No se aplica correctamente las estrategias en la organización.
Existe programas de actualización y capacitación en temas contables	No existen controles para determinar los cuellos de botella que se genera en la parte administrativa y contable

Amenazas	Oportunidad
Incremento de costos y precios de materiales e insumos de oficina	Normar y leyes tributarias favorecen a la empresa (utilidad)
Reglamentos y normas para temas laborales desfavorece los intereses de la empresa	Existe una base datos importantes de clientes potenciales
Poca participación en el mercado de servicios contables y financieros	Más personas acceden a las plataformas tecnológicas
Existen consultoras con prestigio y con altas tasas de inversiones en plataforma tecnológica.	Buenas relaciones con los proveedores (Alianzas estratégicas)
No se aplica la tasa de inflación para fijar precios en los servicios contables y financieros	Inversión en plataforma tecnológica por parte del Estado
Existe en el mercado productos y servicios similares
Los pagos no se realiza a tiempo por los clientes que pertenecen al sector publico

Hay que recalcar que la empresa requiere realizar una reorganización en el área administrativa, de acuerdo a los cambios internos y externos que afecta a la organización:

Por ejemplo:

·         La empresa no aplica o ha desarrollado la planificación estratégica.

·         La ubicación del personal en la estructura de la empresa se requiere levantar información y modificarlos de acuerdo a las necesidades de los puestos.

·         El nuevo personal que ingresa a la empresa no tiene las condiciones y procedimientos documentos.

Mas el reclamo constante de los clientes por la no entrega inmediata de información confiable de los servicios ofertados, es una de las razones para que la empresa haya perdido cliente; y por ende, los ingresos.

3.    Aplique en el área o departamentos seleccionados la metodología de preordinación administrativa sugerido en el texto guia.

Para la aplicación de la metodología de la reorganización administrativa se realizará en el departamento administrativo. Unas de las razones serian que no existe definido los niveles jerárquicos que repercute en la fijación de objetivos, estrategias y políticas.

Para la reorganización de la empresa se fundamentó en:

Aplicación de la reorganización administrativa

1.    Exposición de motivos

La empresa afiquali, en la actualidad tiene serios problemas administrativos como: la mala asignación de funciones y responsabilidades, no existe políticas  y estrategias para cumplir y alcanzar los objetivos. La gerencia toma decisiones apresuradas, retrasadas o simplemente no toman. La comunicación en la empresa es negativa porque carece de niveles jerárquicos. Los servicios contable y tributario que oferta la empresa tienen retrasos y reclamos por parte de los clientes.

2.    Justificación

Para aplicar la reorganización en la empresa se va requerir de un diagnostico situacional, para emitir objetivos, estrategias, acciones basándose en el reglamento interno que posee la empresa. Aunque no esté siendo comunicado correctamente. Con la reorganización se busca alcanzar la eficiencia y eficacia en la asignación de recursos y atender de mejor forma a los clientes por reclamos que realizan a diario por las cuentas que no cuadran en los procesos contables y tributarios. Además, con la reorganización se busca crear un ambiente laboral positivo, donde fluya la comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos.

3.    Antecedentes

La empresa en la actualidad cuenta con 30 personas (12 administrativo, 8 contable, y 10 operativos. Los servicios que ofrece son asesorías y consultorías contables, financieros y tributarios.

·         Los proveedores principales son: Digital Business S.A; Ventapronta S. A.; Arandi Cía Ltda.; Distribuidora Familiar S.A; Graiman S.A

·         Los proveedores principales son: Digital Business; Graiman S.A; Dinadec S.A, Agripax S.A

4.    Servicios

Para atender al público la empresa no cuenta con procedimientos estandarizados.

5.    Responsable

En el área administrativa el responsable directo es el Gerente General, que debe planificar, organizar, ejecutar y controlar todas las actividades que se realiza en la empresa. Las responsabilidades están estipuladas de la siguiente forma:

·         Gerente administrativo

·         Gerente financiero

·         Contador

·         Gerente de Marketing

·         Auxiliares contables

·         Mantenimiento y servicios

6.    Mecanismo de coordinación

6.1.1.   Objetivo general

Lograr que las actividades de la empresa sean eficientes y eficaces con la asignación participativa de recursos con el propósito de apoyar a los departamentos financieros, comerciales y operativos.

1.    

2.    

3.    

4.    

5.    

6.    

6.1.    

6.1.1.    

6.1.2.   Objetivo específico, estrategias, acciones e indicadores

No.

INICIATIVA ESTRATÉGICA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PRESUPUESTO

DURACIÓN 2015

RECURSOS

RESULTADOS ESPERADOS

E

F

M

A

M

J

J

A

S

O

N

D

1

Proponer un cambio en la estructura organizacional

Analizar la estructura organizacional actual

Gerente General

USD 200

Motivador, manuales de mejora y organigramas

Número de empleados que aplican las funciones y responsabilidades / Total empleados.

Objetivo 1

Analizar y describir los puestos, funciones y responsabilidades

100% del personal del área administrativa debe conocer los puestos de trabajos, funciones y responsabilidades..

Documentar la información

2

Brindar oportunidades al personal para que aporte ideas de mejora en la reorganización.

Realizar una reunión para explicar los días que debe integrarse el personal

Ideas aportadas / total empleadas

Objetivo 2

Otorgarles manuales e información sobre reorganización

Lograr que el 100% del personal participe con ideas de cambio.

Realizar talleres de integración de los empleados del departamento administrativo

A continuación se presenta más acciones, estrategias y objetivas para aplicar y ejecutar las reorganización administrativa.

·         Objetivo en el área directiva

Comunicar los cambios a todo el personal del área administrativa en los próximos 5 días.

·         Estrategia

Ejecutar talleres de empoderamiento, motivación para eliminar la resistencia al cambio en el departamento.

·         Acciones.

Entregar manuales sobre el cambio organizacional

Comunicar sobre la asignación de actividades y roles en los puestos de trabajo

·         Indicador 

Total de empleados aplicando la gestión hacia el cambio/ Total empleados del departamento administrativo

Lista de acciones:

·         Aplicar elementos de empoderamiento.

·         Relacionar al cliente con el empleado.

·         Reconocer a los empleados que aportan ideas y la ejecuten.

·         Realizar un diagnóstico de las operaciones y servicios que oferta la empresa.

Recursos

En la planificación anterior se cita los recursos, sin embargo se fortalecerá la reorganización con:

Motivador, personal del departamento administrativo, estructura organizacional (organigramas), políticas y normas laborales. Entre los principales. 

7.    Aspectos organizacionales

Los aspectos organizacionales se refieren a la estructura organizacional, filosofía empresarial, controles que son utilizados con el fin de evaluar los procesos administrativos.

	Aspectos organizacionales
1	Estructura organizacional
1,1	Organigrama estructural
1,2	Organigrama funcional
1,3	organigrama por puestos
1,4	Funciones y responsabilidades
2	Controles
2,1	Control Interno
2,2	Control de documentos
3	Planificación
3,1	Planificación operativa
3,2	Indicadores de satisfacción del cliente

Recurso presupuestarios asignados.

Las políticas administrativas son:

Horario de trabajo: Desde las 8:00 am  hasta 17:00 pm

El control de asistencia se realizará mediante formularios de entrada y salida

Administrar el tiempo y los mediante el calendarios laboral.

8.    Condiciones administrativas en laboral de Afiquali.

AFIQUALI S.A.
Evaluación de la capacidad administrativa
Nº	Preguntas	Respuestas		Puntaje Obtenido	Puntaje Óptimo	porcentaje
		Si	No
1	¿Existe un Manual de Funciones?		X	0	10	0,0%
2	La empresa brinda una atención adecuada y de calidad?	X		10	10	7,4%
3	¿El liderazgo que se aplica la organización es participativo y fomenta el trabajo en equipo?	X		10	10	7,4%
4	¿Se cumple satisfactoriamente con las fases del proceso administrativo de planificar, organizar, dirección y control?	X		10	10	7,4%
5	¿Se cuenta con organigrama: estructural y funcional?	X		10	10	7,4%
6	¿Cuenta con misión, visión y objetivos?	X		10	10	7,4%
7	¿Los organigramas se ajustan a las necesidades de la empresa?	X		10	10	7,4%
8	¿Miden periódicamente el cumplimiento de los objetivos?	X		8	10	5,9%
9	¿Se aplican indicadores de gestión para evaluar la eficiencia y eficacia del personal administrativo y operativo?	X		7	10	5,2%
10	¿Evalúan periódicamente el desempeño del personal y toman las acciones pertinentes?	X		7	10	5,2%
11	¿Realizan acciones correctivas oportunas después de la evaluación al personal?	X		7	10	5,2%
12	¿Se lleva un registro de asistencia para el control de la puntualidad?	X		10	10	7,4%
13	¿Existen adecuados canales de comunicación entre propietarios, directivos y colaboradores?	X		10	10	7,4%
14	¿Se informa a la organización en el momento oportuno los inconvenientes que se presentan?	X		9	10	6,7%
15	¿Se supervisa que las actividades administrativas se cumplan de manera eficiente y efectiva?	X		8	10	5,9%
16	¿Se utiliza adecuadamente los recursos tecnológicos, humano y capital, con la finalidad de conseguir objetivos organizacionales?	X		9	10	6,7%
Total				135	160	100,0%

Según el cuestionario existe una descoordinación baja, pero esta afecta a las relación entre el directivo y administrativo, La falta de liderazgo del gerente ha provocado resentimientos entre las partes. Sin embargo, los canales de comunicación existen en la empresa, pero la poca apertura de integración para la toma de decisiones ha llevado al incumplimiento de las metas planificadas. Con la reorganización se busca:

Además se busca relación interna como externa:

9.    Ejecución

El alcance del proyecto; iniciara desde 01 de agosto 2016 hasta 01 de Noviembre 2016. Es para el departamento administrativo.

Calendarios de acciones

	Año 2015-2016	Agosto				Septiembre				Octubre				Noviembre
°N	Actividades	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
1	Definir equipo de trabajo
2	Establecer alcance del proyecto
3	Validar los objetivos
4	Analizar la situación actual
5	Formular un anteproyecto
6	Definir objetivos, estrategias e indicadores
7	Implementación del proyecto
8	Control del proyecto

10. Resultados

Los resultados esperados con la aplicación de la reorganización son:

4.    Aplique y explique el modelo utilizado en dicha organización

La aplicación Del modelo de la reorganización inicia con una planificación. Se puede decir, que la pieza fundamental para una empresa es la planificación, iniciando con esta herramienta permite saber a dónde se quiere llegar a base de un diagnostico situacional analizado, tanto interno como externo. La empresa posee fortalezas y debilidades como amenazas y oportunidades. En la empresa existe un clima laboral negativo donde cada departamento camino por su camino. Esto ha hecho que la empresa reduzca el personal. Con la reorganización se busca mejorar la organización (procesos administrativos) a base de herramientas como empoderamiento, la reingeniería, benchamarketing.

La mejora continua es cíclica, y se be estar actualizando siempre para lograr objetivos empresariales y cuidad la salud financiera de la empresa.