PLAN DE TESIS
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
“PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMO
HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN, PARA LA EMPRESA KATE FLOWERS S.A,
UBICADA EN EL CANTÓN PEDRO MONCAYO”
PREVIA
A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA. CONTADORA
PÚBLICA AUTORIZADA
D.M
QUITO, OCTUBRE 2015
CONTENIDO
“Propuesta de un Sistema
de Control Interno como herramienta de seguimiento y evaluación, para la empresa
KATE FLOWERS S.A, ubicada en el Cantón Pedro Moncayo”
2.1.
Antecedentes
En la provincia de Pichincha, cantón Pedro
Moncayo tierra apta para la producción y comercialización de rosas, claveles,
crisantemos, gypsofilas y otro tipo de flores son cultivados por varias fincas
existentes en esta zona por la biodiversidad, ubicación geográfica, clima
favorecen el crecimiento de especies; y, generar empleo y fluctuaciones
económicas a nivel local, nacional e internacional. Una de las empresas que se
encuentra operando en este sector es KATE FLOWERS S.A, es una compañía que
produce y comercializa rosas de exportación cortadas de calidad destinadas al
mercado internacional. Está situada en el Cantón pedro Moncayo vía a Cajas.
La empresa inició las operaciones de
producción de rosas en el año 2008, que hasta la fecha está operando bajo
normativas y políticas de calidad que ha generado competitividad a nivel
internacional por el valor agregado (tamaño, colores, longitud) que tiene las
rosas que siembran y vende esta empresa. El 65% de la producción se
comercializa al Estados Unidos, 20% al mercado europeo y 10% a otros mercados a
nivel mundial.
Actualmente, la empresa emplea apropiadamente
150 personas para actividades operativas, administrativas y financieras.
Además, hay considerar que el capital autorizado de la compañía es de 65.000
con 6.500 participantes; es decir, el órgano supremo de la empresa es la Junta
General de Socios que tienen las atribuciones para el aumento o disminución de
capital, duración de la compañía, disolución previo voto mayoritario de las
partes de capital social. Los procesos generales para la producción y comercialización
de flores es: cultivo, cosecha, postcosecha que se somete a parámetros de
salud, un estricto control de calidad y una supervisión permanente, asegurando
un resultado óptimo.
2.2.
Planteamiento del problema
Desde el punto de vista operativo y
administrativo en las actividades de producción y comercialización de flores en
áreas de compras internas y externas, facturación, ingresos de por ventas
internas y externas, exportación e importaciones, inventarios, administración
de activos fijos, siembra, cultivo, mantenimiento, postcosecha, empaque que se
relacionan entre sí para fomentar este tipo de actividad sin ningún problema.
Sin embargo, muchas de estas actividades no se encuentran administradas y
gestionadas de la mejor manera. Si una empresa quiere ser competitiva y
productiva requiere de actividades descentralizadas, responsables, con
objetivos, metas, supervisión y seguimiento de mejora para cumplir con la
planificación administrativa, contable, operativa y financiera que se plantea
al inicio de cada año.
Otra de los elementos a considerar es la
integración, disponibilidad, empoderamiento y delegación que pueden emitir las
autoridades o los gerentes gerenciales de la empresa. La articulación de
objetivos y metas organizacionales se debe adaptar a cada actividad o área.
Este tipo de empresas en la actualidad están
en proceso de recesión o estancamiento económico por la caída de las ventas en
el mercado internacional por factores económicos, políticos y sociales que
sufren países como Alemania, Francia, Reino Unido, China, Rusia, entre otros.
Estas condiciones internacionales y locales han creado incertidumbre
financiera, económica, laboral, ambiental, contables por la disminución de
ingresos por las ventas en los últimos años e incluso muchas de las empresas
han cerrado las operaciones y han salido del mercado. Los motivos que han
llevado a este tipo de decisiones empresariales. Para el estudio de
investigación en la empresa se ha identificado cuellos de botella en
actividades y procedimientos en el área contable – financiero como son:
administración de inventarios, activos fijos, compras y facturación que han
tenido ciertos desaciertos en la ejecución de las actividades para dinamizar
las operaciones que genera valor agregado al negocio florícola.
A continuación se presenta ciertas actividades
mal ejecutadas por personas responsables de cada actividad relacionada con el
área contable – financiero:
·
Desabastecimiento de materiales,
insumos y materia prima para la producción de rosas
·
Altos costos de almacenaje de
insumos cuando se abastece a bodega
·
Falta de supervisión y control de
los activos fijos
·
Altos porcentajes de cartera
vencida a nivel internacional
Lo que se busca con la identificación,
análisis de estas actividades es identificar causas y los efectos que tiene a
las operaciones de las empresas y que relación tiene con la estructura
organizacional y el direccionamiento de la empresa.
2.3.
Formulación del problema
¿Qué efectos operativos, administrativos,
contables – financieros tendría establecer una propuesta de un sistema de
control interno en la empresa Florícola “KATE FLOWERS S.A?
2.4.
Sistematización
·
¿Tiene estructurado la parte
organizacional y legal “KATE FLOWERS S.A?
·
¿Cuál es la situación actual,
características y factores que inciden en el desarrollo de la actividad de la
Florícola “KATE FLOWERS S.A”?
·
¿Existe algún sistema de
evaluación, control y medición de actividades, procedimientos operativos,
administrativo, contables – financiero en la empresa KATE FLOWERS S.A?
2.5.
Delimitación
La investigación se enfocará en la aplicación
del sistema de control interno como herramienta de seguimiento y evaluación,
para la empresa KATE FLOWERS S.A. En el periodo Junio 2014 - 2015
3.1.
Objetivo general
Proponer un sistema
de control interno como herramienta de seguimiento y evaluación, para la
Empresa KATE FLOWERS S.A; mediante la identificación, análisis, conclusiones y
recomendaciones de mejora en actividades, procedimientos y documentos basados
en método y elementos de control interno, con la finalidad de prevenir y
corregir errores en el periodo Junio 2014 – 2015.
3.2.
Objetivos Específicos
·
Proponer una estructura
organizacional y direccionamiento estratégico
·
Análisis de la situación actual de
la empresa, a través de un análisis de factores externo e interno.
·
Establecer parámetros de
cumplimiento, seguimiento y evaluación en documentos oficiales a nivel de toda
organización.
Una empresa requiere de actividades y
procedimientos eficientes y eficaces para fomentar la productividad y
competitividad de la empresa a nivel internacional e local. Y una de las
alternativas o recursos existentes en lo académico es el sistema de control
interno que ofrece herramientas para un análisis situacional mediante el
cuestionario de control interno, medición de nivel de riesgos y confianza
mediante componente del COSO. Esto permite identificar causas y efectos que
ayudan a proponer alternativas, estrategias de prevención y corrección para la
mejora de actividades para que aporten a la consecución de objetivos y metas
departamentales como organizaciones.
Además, el control interno ayuda a identificar
causas, efectos, criterios, debilidades y la falta de integración, empoderamiento
de los empleados con el cumplimiento de las actividades de acuerdo a los
objetivos propuestos.
Campo profesional
Los conocimientos adquiridos en la carrera
estudiantil se buscan concretar y aplicar en la práctica estrategias, ideas,
objetivos, actividades, herramientas para dar solución al problema planteado en
el campo administrativo, contable – financiero.+
Ámbito empresarial
Una empresa requiere una dinámica
administrativa, operativa, contable – financiera que fortalezca las operaciones
diarias; y, involucre la correcta asignación de recursos materiales,
económicos, labores para ser eficientes y eficaces para alcanzar objetivos
empresariales y general rentabilidad a los propietarios.
5.1.
Marco teórico
En la presente investigación se utilizará la
teoría de los elementos del control interno COSO. El entorno de control marca
la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la conciencia de sus
empleados respecto al control. “En base de todos los demás componentes del
control interno, aportando disciplina y estructura” (Romero J. , 2012) .
El control gerencial forma parte de medidas
para asegurar el cumplimiento de las funciones de los empleados y así puedan
alcanzar los objetivos o metas de la empresa.
El control interno consta de cinco componentes
interrelacionados, que se derivan de la forma como la administración maneja el
ente, y están integrados a los procesos administrativos, los cuales se
clasifican como:
a)
Ambiente de Control:
El ambiente de control son integrad, los
valores éticos y capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de
dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna
autoridad, las responsabilidades, organiza y desarrolla profesionalmente a sus
empleados, la atención y orientación que proporciona al consejo administración.
b)
Evaluación de Riesgos:
La evaluación de riesgo, cualquiera sea su
tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que
tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la
identificación de los objetivos vinculados entre sí, gestionados los riesgos (Romero J. , 2012) .
El control interno
solo puede dar una seguridad razonable de que los objetivos de una entidad sean
cumplidos. La evaluación del riesgo es un componente del control interno y
juega un rol esencial en la selección de las actividades apropiadas de control
que se deben llevar a cabo. La administración de riesgos debe formar parte de
la cultura de una entidad. Debe estar incorporada en la filosofía, prácticas y
procesos de negocio de la entidad, más que ser vista o practicada como una
actividad separada. Cuando esto se logra, todos en la entidad pasan a estar
involucrados en la administración de riesgos. Esta norma comprende:
Planeamiento de la gestión de riesgos; Identificación de los riesgos;
Valoración de los riesgos; Respuesta al riesgo. (Instituto de
Auditores Internos de España-Coopers & Lybrand SA., 2013)
c)
Actividades de Control:
Las actividades de control son las políticas y
los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones
de la dirección de la empresa. Hay actividades de control en toda la
organización, a todos los niveles y en todas las funciones y clasifican;
controles preventivos, controles de detección, controles correctivos, controles
de la dirección. Independientemente de la clasificación que adopte, las
actividades de control deben ser adecuadas para los riesgos.
d)
Información y Comunicación:
Se debe comunicar información pertinente en
forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades.
Los sistemas informáticos producen informes que contienen información
operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite
dirigir y controlar el negocio de forma adecuada, es por eso que en toda
organización debe existir información y comunicación.
e)
Supervisión y Seguimiento:
“Todo el proceso debe ser supervisado,
introduciéndose las modificaciones pertinentes cuando se estime necesario. De
esta forma el sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las
circunstancias” (Romero F. , 2008) .
Es preciso supervisar continuamente los
controles internos para asegurarse de que el proceso funciona según lo
previsto. Esto es muy importante porque a medida que cambian los factores
internos y externos, controles que una vez resultaron idóneos y efectivos
pueden dejar de ser adecuados y de dar a la dirección la razonable seguridad
que ofrecían antes. (Romero J. , 2012) .
5.2.
Marco Conceptual
·
Venta
Es toda actividad
que incluye un proceso personal o impersonal mediante el cual, el vendedor 1)
identifica las necesidades y/o deseos del comprador, 2) genera el impulso hacia
el intercambio y 3) satisface las necesidades del comprador (con un producto,
servicio u otro) para lograr el beneficio de ambas partes (Thompson, 2006)
El
concepto de ventas
se inicia a
partir de los
productos ya existentes
en la empresa, y su función está
relacionada con la venta y la promoción con el fin de estimular un volumen
productivo de ventas, en cambio la mercadotecnia empieza con las
necesidades de los
clientes reales y
potenciales de la empresa,
realiza un plan coordinado de
productos y programas para satisfacer tales necesidades, y sus utilidades se
derivan de la satisfacción del cliente (Kotler & Armstrong, 2008)
·
Eficacia
“Es el grado en que el producto o servicio
satisface las necesidades reales y potenciales o expectativas de los clientes o
destinatarios” (Pérez, 2013) .
“Una organización es eficaz si da cumplimiento,
si lleva a efecto estos significados. Esto lleva a considerar la eficacia como
el reflejo de la organización en la realidad, la existencia objetiva de esa
realidad que es la organización” (Fernández Ríos & Sánchez, 1997, pág. 56) .
·
Eficiencia
Es lograr que la productividad sea favorable,
es decir alcanzar el máximo resultado con una cantidad determinada o mínima de
insumos o recursos, obtener los resultados predeterminados o previstos con un
mínimo de recursos.
“La eficiencia es medible ya sea a través de
un indicador o un conjunto de ellos. Constituye una de las bases para lograr la
competitividad y la actividad de marketing en la organización” (Pérez, 2013) .
·
Control Interno
El
control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo
que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita.
De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador (Chiavenato,
2007) .
Es el proceso
conformado por las diversas disposiciones y métodos creados por la alta
dirección, desarrollado por el recurso humano de la organización con el fin de
dar seguridad y confiabilidad a la información que se generada en las
transacciones económicas, promover la eficiencia y la eficacia de las
operaciones del ente económico y asegurar el conocimiento y cumplimiento de la
normatividad interna y externa de la Entidad (Facultad de Ciencias Contables, Económicas y Administrativas, 2003) .
·
Compras
Es el proceso de
localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias
primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el
precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para
garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en términos de
mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho
o mercancía. (Pérez, 2013)
·
Inventario
“Inventario está formado por materias primas,
productos en proceso y artículos terminados; mientras que para una empresa
comercial implica mercancía existente” (Álvarez, 1987, pág. 167)
El inventario se
utiliza para denominar el agregado de aquellos bienes muebles tangibles, que se
tienen para vender en el curso ordinario del negocio, están en proceso de
producción para su venta, o han de consumirse corrientemente en la producción
de bienes o servicios que quedarán disponibles para su venta (Pérez, 2013)
Mediante el sistema de control interno como
herramienta de seguimiento y evaluación para las actividades que se aplica en
la empresa KATE FLOWERS S.A; y, permita asegurar el logro de los objetivos con el
desempeño eficiente y eficaz en la distribución de recursos disponibles a menor costo manteniendo la calidad de los
productos y servicios.
7.1.
Tipos de estudio
Estudio Descriptivo.- Permitirá detallar los procedimientos, políticas procedimientos
y designación de funciones diseñados para el Sistema de Control Interno en
relación a las normas vigentes, precisando en aquellos departamentos que
constituyen dificultades e inconvenientes que no permiten los objetivos
establecidos.
Estudio Explicativo.- Permitirá analizar las
causas y los efectos de los problemas detectados y proporcionar las
situaciones; fundamentara se desarrolló con manuales de procedimientos para las
distintas áreas de funcionamiento de la empresa.
7.2.
Tipos de estudio
Debido a las
características del estudio de investigación se utilizará varios métodos, entre
ellos está el método, inductivo, analítico e histórico, los cuales nos ayudarán
a desarrollar eficientemente del tema investiga.
Método inductivo.- es inducción
de la información que se requiere para analizar hechos y fenómenos que
dificulta el correcto desenvolvimiento de actividades diarias en áreas
administrativas, operativas, contables y financieras. Además, permite medir la
probabilidad inductiva de las normar, reglas, políticas existentes en la
empresa
Método deductivo.-es
la deducción de la información, que se iniciará el estudio desde lo general
hasta lo particular, es decir, se debe enfocar desde los procedimientos macros
de cada actividad hasta analizar las actividades de los procesos en estudio. El
estudio son las debilidades, causas, efectos, acciones, actividades que no
cumplen parámetros, políticas, normas, objetivos, alcances de hechos y
fenómenos sobre las actividades administrativas, operativas, contables y
financieros.
Método histórico.-
dentro de la empresa existen documentos históricos que se analizan para
proyectar ventas, presupuestos, inversiones; y, que requieren de un estudio
investigativo para fortalecer actividades mal gestionadas en el área de
compras, ventas e inventarios.
Procedimiento de
investigación y esclarecimiento de los fenómenos culturales, que consiste en
establecer la semejanza de dichos fenómenos, tras lo cual infiere una
conclusión acerca de su parentesco genético, es decir de su origen común.
Santillán, Luis Ernesto. (2002): Métodos de investigación.
7.3.
Tipos de estudio
Para la obtención de
la información que nos ayudara a desarrollar nuestro tema de investigación
utilizaremos las siguientes técnicas:
Encuesta
Las encuestas las
cuales nos ayudarán a recolectar la suficiente información relevante y
confiable que nos facilite conocer un poco más acerca del tema que estamos
investigando.
Cuestionario
El cuestionario será formado
por un conjunto de 12 preguntas que
deben estar redactadas de forma coherente, y organizadas, secuenciadas y
estructuradas de acuerdo con una determinada planificación, con el fin de que
sus respuestas nos puedan ofrecer toda la información que se precisa. Se
formularán preguntas involucradas con el control interno referentes a los
componentes compras, ventas, administración de inventarios y activos fijos.
Observación
El primer paso a
considerar es la observación de la parte de la población que constituye la
muestra. Entonces para este se realizará una anotación de lo observable,
posterior ordenamiento, tabulación y selección de los datos obtenidos, para
quedarse con los más representativos.
7.4.
Análisis de la información
Una vez obtenida la
información, se procederá a procesarla mediante las siguientes técnicas:
·
Herramientas informáticas.
·
Observación en contacto directo
con el objeto de estudio.
·
Entrevista
·
Análisis cuantitativo y
cualitativo de los datos obtenidos.
CAPÍTULO
I. GENERALIDADES DE LA EMPRESA KATE FLOWERS S.A
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1.
Antecedentes de la empresa
1.1.1.
Reseña histórica de la empresa
1.1.2.
Base Legal de la Empresa
1.2.
Estructura de la empresa
1.2.1.
Organigrama estructural
1.2.2.
Organigrama funcional
1.3.
Direccionamiento estratégico
1.3.1.
Misión
1.3.2.
Visión
1.3.3.
Objetivos
1.4.
Análisis Situacional
1.4.1.
Análisis externo
1.4.2.
Análisis interno
1.5.
Análisis FODA
CAPÍTULO
II MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
2.1.
Floricultura
2.1.1.
Definición de Floricultura
2.1.2.
Producción y países productores
2.1.3.
Importancia económica del sector florícola
en el país
2.2.
Control interno
2.2.1.
Definición
2.2.2.
Objetivo
2.2.3.
Importancia
2.2.4.
Elementos de control interno
2.2.5.
Principio de control interno
2.2.6.
Clasificación de control interno
2.3.
Métodos de control interno
2.3.1.
Método COSO I
2.3.2.
Método COSO II
2.3.3.
Método COSO III
2.3.4.
Método MICIL
2.3.5.
Método CORRE
2.4.
Evaluación de control interno
2.4.1.
Objetivos de evaluación de control
interno
2.4.2.
Métodos de cuestionario
CAPÍTULO
III DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA
3.1.
Procedimiento de control interno del área de compras
3.1.1.
Evaluación de control interno
3.1.2.
Resultado de la evaluación de
control interno
3.1.3.
Descripción de los procesos de
control interno
3.1.4.
Conclusión de la evaluación del
control interno
3.2.
Procedimiento de control interno del área de ventas
3.2.1.
Evaluación de control interno
3.2.2.
Resultado de la evaluación de
control interno
3.2.3.
Descripción de los procesos de
control interno
3.2.4.
Conclusión de la evaluación del
control interno
3.3.
Procedimiento de control interno del área de ventas
3.3.1.
Evaluación de control interno
3.3.2.
Resultado de la evaluación de
control interno
3.3.3.
Descripción de los procesos de
control interno
3.3.4.
Conclusión de la evaluación del
control interno
3.4.
Procedimiento de control interno del área de ventas
3.4.1.
Evaluación de control interno
3.4.2.
Resultado de la evaluación de
control interno
3.4.3.
Descripción de los procesos de
control interno
3.4.4.
Conclusión de la evaluación del
control interno
3.5.
Procedimiento de control interno del área de control de activos fijos
3.5.1.
Evaluación de control interno
3.5.2.
Resultado de la evaluación de
control interno
3.5.3.
Descripción de los procesos de
control interno
3.5.4.
Conclusión de la evaluación del
control interno
CAPÍTULO
IV PROPUESTA PARA UN MODELO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
4.1.
Herramienta de seguimiento y evaluación de control interno
4.1.1.
Estructura organizacional
4.1.2.
Direccionamiento estratégica
4.1.3.
Normas y políticas contables
CAPÍTULO
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1.
Conclusiones
4.2.
Recomendaciones
Anexos
Bibliografía
Álvarez, N. (1987). Contabilidad Intermedia I.
México: Editorial Trillas.
Chiavenato, I. (2007). Administración de
Recursos Humanos (3a). México D.F, México: Mc Graw Hill.
Facultad de Ciencias Contables, Económicas y
Administrativas. (2003). fccea.unicauca.edu.co/. Obtenido de
http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse84.html
Fernández Ríos, M., & Sánchez, J.
(1997). Eficacia organizacional: concepto, desarrollo y evaluación.
Madrid: Díaz de Santos.
Instituto de Auditores Internos de España-Coopers
& Lybrand SA. (2013). Los nuevos conceptos del control interno –
Informe COSO. Madrid-España: Ediciones Días de Santos SA.
Kotler, P., & Armstrong, G. (2008). Fundamentos
de Marketing. México: Pearson Education.
Pérez, A. L. (12 de abril de 2013). Metodología
de investigación . Obtenido de gestiopolis.com:
http://www.gestiopolis.com/eficiencia-eficacia-y-efectividad-en-la-calidad-empresarial/
Romero, F. (2008). Control Interno de los
Fideicomisos Gubernamentales Administrados por la Banca Universal. Centro
de Investigación de Ciencias Administrativas y Gerenciales. Volumen 5.Edición
2., 137-134.
Romero, J. (31 de agosto de 2012). Gestiopolis.
Citado el 26 de octubre 2015. Obtenido de
http://www.gestiopolis.com/control-interno-5-componentes-segun-coso/
Thompson, I. (Julio de 2006). Promonegocio.net
(consultado 26 de octubre 2015). Obtenido de
http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/definicion-concepto-venta.htm
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Año 2015-2016
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Octubre
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Noviembre
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Diciembre
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Enero
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Febrero
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Marzo
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Abril
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°N
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Actividades
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1
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1
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Desarrollo del Plan de Tesis
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2
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Entrega de Plan de Tesis
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3
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Aprobación del Plan de Tesis
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4
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Desarrollo del primer capítulo
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5
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Desarrollo del segundo capítulo
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6
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Revisión y corrección del I, II capítulo
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7
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Desarrollo del tercer capítulo
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8
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Desarrollo del cuarto capítulo
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9
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Revisión y corrección del III, IV capítulo
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10
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Desarrollo del V y VI capítulo
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11
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Revisión y corrección del V y VI capítulo y corrección final de la tesis
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12
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Aprobación y firma del director de tesis
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13
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Entrega de la dirección de tesis
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14
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Calificaciones y fecha de tesis
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15
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Defensa de tesis
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1.
PRESUPUESTO
Del
cronograma de tiempos se desprende la cantidad de recursos que se incurrirá
para el normal desarrollo del presente estudio, desde su inicio hasta su
culminación y defensa del mismo.
A
continuación se presenta un cuadro sobre los recursos económicos estimados que
se van a comprometer en el desarrollo de este estudio.
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Detalle
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Unidades
de Medida
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Cantidad
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Precio
Unitario
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Valor
Total USD
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Derechos
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1
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100
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100
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Suministros
y materiales
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1
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400
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400
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Total
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500
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Comentarios
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